Acuerdo de encargo de tratamiento de datos

El presente Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos (en adelante, el «Acuerdo» o «DPA») forma parte de la relación contractual existente entre ALIVIO Asset Management, S.L., con domicilio social en [pendiente], NIF [pendiente] (en adelante, «ALIVIO» o el «Encargado del Tratamiento»); y la persona jurídica o profesional identificada como cliente en la correspondiente propuesta comercial, pedido o contrato (en adelante, el «Cliente» o el «Responsable del Tratamiento»).

Ambas partes acuerdan regular mediante el presente documento el tratamiento de datos personales realizado por ALIVIO por cuenta del Cliente conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y demás normativa aplicable en materia de protección de datos.

1. Objeto

El presente Acuerdo regula el acceso y tratamiento por parte de ALIVIO de aquellos datos personales respecto de los cuales el Cliente actúe como responsable del tratamiento y que resulten necesarios para prestar los servicios contratados. El tratamiento se realizará exclusivamente para prestar los servicios de ALIVIO y ejecutar las instrucciones documentadas del Cliente. El acceso de ALIVIO a dichos datos no tendrá la consideración de comunicación o cesión de datos, sino de acceso necesario para la prestación de un servicio por cuenta del Responsable.

2. Servicios que pueden implicar tratamiento

Dependiendo de los módulos y servicios contratados, ALIVIO podrá tratar datos personales en relación con: gestión de preventa; preentrega y entrega de inmuebles; gestión de postventa; revisiones de viviendas; registro y seguimiento de incidencias; coordinación de actuaciones; asignación y gestión de proveedores; gestión de visitas; documentación de actuaciones; incorporación de fotografías; firmas y conformidades; generación de informes; comunicaciones entre los participantes del proyecto; soporte y mantenimiento de la Plataforma; y demás funcionalidades expresamente contratadas.

3. Duración

El presente Acuerdo permanecerá vigente mientras ALIVIO trate datos personales por cuenta del Cliente. Finalizada la prestación del servicio, los datos serán devueltos o suprimidos conforme a lo establecido en este Acuerdo, sin perjuicio de aquellos que deban conservarse debidamente bloqueados para atender posibles responsabilidades legales.

4. Naturaleza y finalidad del tratamiento

ALIVIO podrá realizar, en función de las funcionalidades utilizadas, operaciones de recogida; registro; estructuración; organización; almacenamiento; consulta; comunicación entre usuarios autorizados; modificación; clasificación; vinculación; generación de documentación; conservación; extracción o exportación; y supresión. La finalidad será exclusivamente permitir la prestación de los servicios contratados y el funcionamiento de las funcionalidades correspondientes de ALIVIO. ALIVIO no utilizará los datos tratados por cuenta del Cliente para fines propios incompatibles con dicha finalidad.

5. Categorías de interesados

Dependiendo de la utilización que el Cliente haga de la Plataforma, los datos podrán corresponder, entre otros, a: compradores o futuros compradores de inmuebles; propietarios; representantes de propietarios; empleados y colaboradores del Cliente; gestores; técnicos; representantes de promotoras o constructoras; proveedores; empleados o colaboradores de proveedores; profesionales intervinientes; usuarios autorizados de la Plataforma; y otras personas cuyos datos resulten necesarios para gestionar una incidencia o actuación.

6. Categorías de datos

A. Datos identificativos: nombre y apellidos; identificación del usuario; empresa u organización; cargo o función.

B. Datos de contacto: correo electrónico; teléfono; dirección profesional; otros datos necesarios para la comunicación.

C. Datos relacionados con el inmueble: dirección del inmueble; identificación de vivienda, local o elemento; relación del interesado con el inmueble; información asociada a su entrega o utilización.

D. Datos relacionados con incidencias: descripción de incidencias; observaciones; comunicaciones; fechas; estados; actuaciones realizadas; identificación de los usuarios intervinientes.

E. Fotografías y documentación: fotografías del inmueble, elementos constructivos, instalaciones, deficiencias, reparaciones y actuaciones; partes de trabajo; informes; presupuestos; actas; documentos firmados; documentación técnica; y otros documentos necesarios para la gestión del servicio.

F. Datos de firma y conformidad: identificación del firmante; firma incorporada a la Plataforma; fecha y hora; documento o actuación asociada; evidencia de aceptación o conformidad; y otros datos técnicos necesarios para acreditar la acción realizada.

G. Datos técnicos: identificador de usuario; fecha y hora de acceso; acciones realizadas; cambios de estado; registros de actividad; información necesaria para garantizar seguridad y trazabilidad.

7. Categorías especiales de datos

La Plataforma no está diseñada para el tratamiento ordinario de categorías especiales de datos personales a las que se refiere el artículo 9 del RGPD. El Cliente deberá evitar incorporar datos relativos a salud, origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación sindical, datos genéticos, biométricos destinados a identificar unívocamente a una persona o información relativa a la vida u orientación sexual, salvo que resulte estrictamente necesario, exista base jurídica suficiente y se haya comunicado previamente a ALIVIO cuando pueda requerir medidas específicas. Los Usuarios Autorizados deberán evitar igualmente incorporar en fotografías, comentarios o documentación información personal innecesaria para gestionar la incidencia o actuación correspondiente.

8. Instrucciones del Responsable

ALIVIO tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente. Se considerarán instrucciones documentadas: las previstas en el contrato; las presentes condiciones; las Condiciones Generales y Particulares aplicables; la configuración realizada por el Cliente; y las instrucciones transmitidas por personas debidamente autorizadas. Si ALIVIO considera que una instrucción infringe el RGPD u otra normativa aplicable en materia de protección de datos, lo comunicará al Cliente.

9. Obligaciones de ALIVIO como Encargado

ALIVIO se obliga a:

• tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Cliente;
• no utilizar los datos para finalidades propias incompatibles con la prestación contratada;
• garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se hayan comprometido a respetar su confidencialidad;
• aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo;
• asistir al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, en la atención de solicitudes de ejercicio de derechos;
• colaborar con el Cliente en el cumplimiento de sus obligaciones relativas a seguridad, brechas de datos, evaluaciones de impacto y consultas previas cuando resulte aplicable;
• mantener la documentación exigida legalmente respecto de los tratamientos realizados como encargado;
• poner a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 del RGPD;
• comunicar al Cliente las violaciones de seguridad de los datos personales conforme a lo establecido en este Acuerdo;
• devolver o eliminar los datos al finalizar el servicio en los términos establecidos.

10. Confidencialidad

ALIVIO garantizará que las personas que puedan acceder a datos personales tratados por cuenta del Cliente estén sujetas a obligaciones adecuadas de confidencialidad. Estas obligaciones permanecerán vigentes incluso después de finalizar su relación profesional con ALIVIO. Los Usuarios Autorizados externos a ALIVIO estarán sujetos a las correspondientes Condiciones de Uso y obligaciones de confidencialidad aplicables a su acceso.

11. Acceso por roles

ALIVIO aplicará un modelo de acceso basado en roles y permisos. En el módulo de Preventa/Postventa podrán existir, entre otros, perfiles de Administrador; Gestor/Técnico; Propietario; Proveedor. Cada usuario tendrá acceso únicamente a la información necesaria para las funciones asignadas. En particular, los proveedores deberán limitar su acceso y utilización de datos a las incidencias y actuaciones que tengan asignadas. El Cliente será responsable de determinar qué personas deben tener acceso a sus proyectos y de comunicar las altas, bajas o cambios de permisos correspondientes. ALIVIO será responsable de aplicar técnicamente los permisos configurados conforme al servicio contratado.

12. Obligaciones del Cliente

Corresponde al Cliente, como Responsable del Tratamiento: determinar las finalidades y medios esenciales del tratamiento; garantizar que dispone de una base jurídica válida para tratar los datos; facilitar la información exigida por los artículos 13 y 14 del RGPD cuando corresponda; determinar qué personas deben disponer de acceso; garantizar que los datos incorporados son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario; comunicar a ALIVIO las instrucciones necesarias; realizar, cuando resulte exigible, evaluaciones de impacto; y atender las obligaciones que legalmente correspondan al responsable. El Cliente no deberá utilizar ALIVIO para tratamientos incompatibles con la finalidad del servicio contratado.

13. Derechos de los interesados

Si ALIVIO recibe directamente una solicitud de ejercicio de derechos relacionada con datos tratados por cuenta del Cliente, la comunicará al Cliente sin dilación indebida y no responderá sustantivamente a la solicitud salvo instrucción del Cliente o cuando exista obligación legal. ALIVIO prestará asistencia razonable al Cliente mediante las medidas técnicas disponibles para atender solicitudes relativas a acceso; rectificación; supresión; oposición; limitación; portabilidad; y demás derechos reconocidos legalmente.

14. Seguridad

ALIVIO adoptará medidas técnicas y organizativas apropiadas atendiendo al estado de la técnica, costes de aplicación, naturaleza, alcance, contexto y fines del tratamiento, así como a los riesgos para los derechos y libertades de las personas. Las medidas podrán comprender, según corresponda: mecanismos de autenticación; gestión de usuarios y permisos; control de acceso basado en roles; registro de actividad; medidas de protección de comunicaciones; copias de seguridad; mecanismos de recuperación; medidas de protección de infraestructura; gestión de vulnerabilidades; procedimientos de respuesta ante incidentes; y medidas destinadas a garantizar confidencialidad, integridad y disponibilidad. Las medidas técnicas concretas se describen en el Anexo III.

15. Violaciones de seguridad de datos personales

ALIVIO notificará al Cliente, sin dilación indebida, cualquier violación de seguridad de datos personales de la que tenga conocimiento y que afecte a datos tratados por cuenta del Cliente. La comunicación incluirá, cuando la información esté disponible: naturaleza del incidente; categorías de interesados afectados; categorías de datos afectados; volumen aproximado; posibles consecuencias; medidas adoptadas o propuestas; y datos de contacto para realizar el seguimiento. Cuando no sea posible facilitar toda la información simultáneamente, podrá proporcionarse progresivamente. Corresponderá al Cliente determinar si procede notificar la violación a la autoridad de control o a los interesados, salvo que legalmente corresponda otra cosa.

16. Subencargados del tratamiento

El Cliente autoriza con carácter general a ALIVIO a recurrir a terceros proveedores cuando resulte necesario para prestar el servicio, incluyendo proveedores de alojamiento e infraestructura cloud; almacenamiento; bases de datos; comunicaciones; correo electrónico; monitorización; soporte técnico; seguridad; copias de respaldo; y otros servicios tecnológicos necesarios.

ALIVIO mantendrá una relación actualizada de los subencargados que intervengan materialmente en el tratamiento de datos por cuenta del Cliente. ALIVIO impondrá a dichos subencargados obligaciones de protección de datos equivalentes, en lo sustancial, a las previstas en el presente Acuerdo, y seguirá siendo responsable frente al Cliente del cumplimiento de las obligaciones que correspondan al subencargado en los términos establecidos por la normativa aplicable.

Cambios de subencargados. ALIVIO informará al Cliente de la incorporación o sustitución de subencargados cuando resulte exigible, permitiéndole formular objeciones razonadas relacionadas con la protección de datos.

17. Transferencias internacionales

ALIVIO procurará que los datos personales sean tratados dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando alguno de sus proveedores implique una transferencia internacional de datos fuera del EEE, ALIVIO garantizará que exista un mecanismo válido conforme al RGPD, incluyendo, cuando corresponda: una decisión de adecuación; cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea; o cualquier otro mecanismo legalmente reconocido. Cuando sea necesario, ALIVIO adoptará medidas complementarias adecuadas atendiendo al riesgo de la transferencia.

18. Subcontratación de servicios profesionales

Cuando ALIVIO utilice técnicos, colaboradores u otros profesionales para realizar servicios asociados al proyecto y estos necesiten acceder a datos personales por cuenta del Cliente, ALIVIO garantizará que su acceso se encuentre sujeto a obligaciones adecuadas de confidencialidad y protección de datos. Cuando dichos profesionales sean contratados directamente por el Cliente y únicamente utilicen ALIVIO como Usuarios Autorizados, su relación en materia de protección de datos se determinará conforme a las instrucciones y responsabilidades del Cliente.

19. Auditorías

ALIVIO pondrá a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones como encargado del tratamiento. Cuando resulte razonablemente necesario, el Cliente podrá solicitar información adicional o realizar una auditoría, directamente o mediante auditor independiente sujeto a confidencialidad. Las auditorías deberán: comunicarse con antelación razonable; realizarse durante horario laboral; no interferir injustificadamente con la actividad de ALIVIO; limitarse a sistemas y tratamientos relacionados con el Cliente; y respetar la confidencialidad y seguridad de otros clientes. Cuando una auditoría genere costes extraordinarios para ALIVIO y no derive de un incumplimiento imputable a esta, las partes podrán acordar previamente quién asumirá dichos costes.

20. Destino de los datos al finalizar el servicio

Finalizada la prestación, el Cliente podrá solicitar, dentro del plazo y condiciones establecidos contractualmente, la devolución o exportación de sus datos en los formatos disponibles. Posteriormente, ALIVIO procederá a suprimir los datos personales tratados por cuenta del Cliente, salvo que exista obligación legal de conservación; resulte necesario conservarlos bloqueados para atender responsabilidades; o exista otra base jurídica que legitime su conservación. Las copias existentes en sistemas de respaldo podrán mantenerse durante sus ciclos ordinarios de conservación, permaneciendo protegidas y sin ser utilizadas para otras finalidades.

21. Datos respecto de los cuales ALIVIO actúa como responsable

El presente Acuerdo regula únicamente los tratamientos realizados por ALIVIO por cuenta del Cliente. ALIVIO podrá actuar como responsable independiente respecto de determinados tratamientos necesarios para sus propias finalidades legítimas, incluyendo: gestión de la relación contractual; administración de cuentas; facturación; gestión económica; cumplimiento de obligaciones legales; seguridad de la Plataforma; prevención del fraude o usos abusivos; atención de consultas; y defensa frente a reclamaciones. Estos tratamientos se regulan mediante la Política de Privacidad de ALIVIO y no mediante el presente Acuerdo.

22. Responsabilidad

Cada parte responderá de las obligaciones que le correspondan conforme al RGPD y demás normativa aplicable. ALIVIO no será responsable del tratamiento realizado siguiendo instrucciones lícitas del Cliente cuando la responsabilidad derive exclusivamente de la determinación de finalidades, bases jurídicas o decisiones que correspondan al Cliente. Lo anterior se entiende sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan a ALIVIO por incumplimiento de sus propias obligaciones como encargado del tratamiento.

23. Cooperación

Las partes cooperarán razonablemente para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos. Cuando una autoridad de control solicite información relacionada con los tratamientos regulados en este Acuerdo, ambas partes colaborarán dentro del ámbito de sus respectivas responsabilidades.

24. Legislación y autoridad de control

El presente Acuerdo se regirá por el Reglamento (UE) 2016/679, la Ley Orgánica 3/2018 y demás normativa española y europea aplicable en materia de protección de datos. La autoridad de control competente en España es la Agencia Española de Protección de Datos, sin perjuicio de las competencias que puedan corresponder a otras autoridades conforme al RGPD.

Anexo I — Descripción del tratamiento

• Responsable: Cliente identificado en la propuesta o contrato.
• Encargado: ALIVIO Asset Management, S.L.
• Objeto: prestación de la Plataforma ALIVIO y servicios contratados.
• Duración: durante la relación contractual y los periodos posteriores de conservación que resulten aplicables.
• Finalidades principales: gestión técnica y operativa de procesos inmobiliarios de preventa, entrega y postventa.
• Interesados: propietarios, compradores, futuros compradores, representantes, técnicos, gestores, proveedores, empleados, colaboradores y demás participantes autorizados.
• Datos: identificativos, contacto, inmueble, incidencias, fotografías, documentación, comunicaciones, actuaciones, firmas, conformidades y registros técnicos.
• Operaciones: recogida, registro, organización, almacenamiento, consulta, comunicación autorizada, modificación, recuperación, exportación, conservación y supresión.

Anexo II — Subencargados

ALIVIO mantendrá actualizada la relación de proveedores que actúen como subencargados del tratamiento. Como mínimo se documentará para cada proveedor: proveedor; servicio; ubicación principal del tratamiento; posibles transferencias internacionales; y mecanismo de transferencia, cuando proceda. Relación pendiente de completar tras la revisión técnica de proveedores.

Proveedor	Servicio	Ubicación	Transferencias intl.	Mecanismo
[pendiente]	[pendiente]	[pendiente]	[pendiente]	[pendiente]

Anexo III — Medidas técnicas y organizativas

ALIVIO mantendrá medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, incluyendo, según resulte aplicable: control de acceso mediante usuarios individuales; gestión de permisos por roles; restricción de acceso a proyectos y activos; mecanismos de autenticación; registro y trazabilidad de acciones relevantes; protección de comunicaciones; copias de seguridad; mecanismos de recuperación; actualización y mantenimiento de sistemas; gestión de vulnerabilidades; procedimientos de gestión de incidentes; medidas de confidencialidad aplicables al personal y colaboradores; procedimientos de alta y baja de usuarios; revisión periódica de accesos y permisos; medidas de continuidad y disponibilidad; y procedimientos de eliminación o bloqueo de información. Las medidas concretas se adaptarán a la arquitectura tecnológica finalmente utilizada por ALIVIO.

Formalización

El presente Acuerdo forma parte integrante de la contratación del servicio ALIVIO. Su aceptación mediante la firma de la correspondiente propuesta, contrato u orden de servicio que lo incorpore por referencia tendrá la misma eficacia que su firma independiente, sin perjuicio de que las partes puedan formalizarlo separadamente.

Versión: agosto de 2026.